Como criar uma automação no Pipedrive: gatilho, condição e ação

Você já criou uma automação no Pipedrive e ela rodou onde não devia? Ou usou um modelo pronto sem entender o que ele faz? O painel de automações do Pipedrive evoluiu bastante. Hoje dá para ver o que deu certo, o que deu erro e o histórico de cada execução. Mas a lógica continua a mesma: gatilho, condição e ação.

Onde fica o painel de automações

Clique no seu nome, vá em Ferramentas e aplicativos e abra Automações. Ali você encontra as abas Descobrir, Visão geral, Modelos, Automações e o histórico de execuções.

A visão geral é uma das melhorias recentes: antes não havia um painel para saber o que tinha dado certo e o que tinha dado errado. Os modelos ajudam a começar, mas não fique preso a eles. Nos nossos projetos, criar do zero dá um resultado melhor.

As 3 partes de toda automação

1. Gatilho: o que dispara a automação. Por exemplo: negócio criado, negócio atualizado, mudança de etapa, de status ou de proprietário, ou uma data.
2. Condição: o filtro. Por exemplo: o negócio mudou da etapa A para a etapa B.
3. Ação: o que acontece. Criar uma atividade, atualizar campos, duplicar o negócio ou enviar uma mensagem de WhatsApp.

"A automação depende de um gatilho, uma condição e uma ação." — Junior França, fundador da Pipe Digital

Gatilho: diga ao Pipedrive o que observar

Primeiro você escolhe a entidade: atividade, lead, negócio, organização, pessoa, projeto ou tarefa. Para negócios, há gatilhos como negócio criado, negócio atualizado e negócio excluído. "Atualizado" vale para qualquer campo, inclusive o status: aberto, ganho ou perdido.

No gatilho de atualização, você aponta os campos que o Pipedrive fica observando, até 10. Essa é uma mudança recente, que nos fez atualizar várias automações de clientes. Para começar, use só a etapa do negócio.

Sentiu falta de algum gatilho? O próprio painel tem a opção de sugerir novos gatilhos ao Pipedrive.

Condição: o filtro que evita surpresas

Depois do gatilho, você pode verificar uma condição, aguardar um tempo ou executar uma ação direto. Na grande maioria das vezes, vale colocar a condição.

Inclua sempre "status do negócio é aberto". É um padrão de segurança: se alguém fizer uma atualização em massa, a automação não roda em negócios perdidos.

Você também pode combinar condições com E e OU. Exemplo: rodar quando o negócio, com status aberto, for para "Contatar" OU para "Enviar proposta". Aprenda a ler a condição montada: ela diz exatamente em quais situações a automação vai rodar.

Entre a condição e a ação, dá para colocar um atraso, como esperar um dia. Usamos muito isso em loops de follow-up.

Como montar sua primeira automação passo a passo

Este é o exemplo do vídeo: criar uma atividade quando o negócio muda de etapa.

• Gatilho: negócio atualizado, observando o campo etapa do negócio.
• Condição: status do negócio é aberto E a etapa mudou para a etapa escolhida.
• Ação: criar atividade, com tipo e prazo. Se quiser, marque para pular o fim de semana: uma atividade que cairia no sábado vai para a segunda-feira.
• Campos adicionais: atribua a atividade ao proprietário do negócio, vincule o negócio, a organização e a pessoa de contato, e use a anotação para um roteiro (ex.: ligar para o cliente e verificar se precisa do serviço).
• Ativação e teste: escolha se a automação roda para todos os usuários ou só para alguns, ative e mova um negócio de etapa para conferir se a atividade foi criada.

Depois, abra o histórico. Ali você vê cada passo da execução: negócio atualizado, condição verificada e atividade criada. Se der erro, é dali que você abre a automação e corrige.

Perguntas frequentes

Onde ficam as automações no Pipedrive?

Clique no seu nome, vá em Ferramentas e aplicativos e abra Automações.

Vale a pena usar os modelos prontos?

Eles servem de ponto de partida, mas não fique preso a eles. Criar do zero, entendendo a lógica, costuma dar um resultado melhor.

Por que colocar a condição "status aberto"?

Por segurança. Assim a automação só roda em oportunidades abertas, mesmo numa atualização em massa.

Quantos campos o gatilho de atualização consegue observar?

Até 10 campos. Para começar, use só a etapa do negócio.

Como saber se uma automação deu erro?

No histórico de execuções. Ele mostra cada passo da automação, e dali você já abre a automação para corrigir.

Conclusão

Toda automação no Pipedrive depende de três peças: gatilho, condição e ação. Entendendo isso, você automatiza a jornada comercial sem surpresas. Nos projetos da Pipe Digital, usamos uma biblioteca com +100 modelos de automação, inclusive com regras de tempo.

Com o Pipedrive, fica fácil vender.